Ispezioni nazionali preventive:

Si tratta di ispezioni che possono essere effettuate per:

• attivare una nuova officina di produzione e/o di importazione di sostanze attive;
• attivare un nuovo reparto produttivo o una nuova linea produttiva;
• riattivare reparti o linee produttive per i quali sia stato emesso un provvedimento di sospensione;
• autorizzare la produzione o l’importazione di nuove sostanze attive, sterili e/o di origine biologica, e modifiche essenziali, ai sensi dell’art. 50 in combinato disposto all’art. 52-bis del d.lgs. 219/2006 s.m.i.;
• registrare la produzione o l’importazione di nuove sostanze attive, non sterili e/o non di origine biologica, e modifiche essenziali, ai sensi dell’art. 52-bis del d.lgs. 219/2006 s.m.i., nel caso in cui AIFA ne ravveda la necessità sulla base di una valutazione del rischio.

Ispezioni nazionali di follow-up:

Trattasi di ispezioni che possono essere effettuate per verificare la conformità alle GMP delle azioni correttive dichiarate come attuate dall’officina nella fase di follow up ispettivo di una precedente ispezione.

Ispezioni nazionali periodiche di revisione generale:

Trattasi di ispezioni che vengono effettuate con frequenza variabile in funzione della valutazione del rischio, come previsto dall’art. 53 del d.lgs. 219/2006 s.m.i.

Nel corso di tali ispezioni viene effettuato a campione un riesame completo di tutta l’attività dell’officina, compreso numero e tipologia dei reclami, respinti, resi, ecc., al fine di identificare l’aderenza alle GMP ed  eventuali aree dove maggiore è la probabilità che si verifichino deviazioni dalle GMP.

A seguito di tali ispezioni periodiche, volte alla tutela della salute pubblica, una volta confermata la conformità alle GMP, l’Ufficio Ispezioni e Autorizzazioni GMP materie prime rinnova l’autorizzazione/registrazione alla produzione/importazione e fornisce alle aziende un certificato GMP, da utilizzare a scopi di registrazione o commercializzazione in paesi dell’Unione Europea o extra - UE.

Ispezioni straordinarie o di controllo:

Trattasi di ispezioni straordinarie rispetto ai normali programmi ispettivi di revisione generale, che vengono disposte per motivi di tutela della salute pubblica.

Ispezioni su richiesta motivata di altri uffici AIFA:

Trattasi di ispezioni richieste dall’Ufficio Qualità dei prodotti e Contrasto al Crimine Farmaceutico, dagli Uffici dell’Area Vigilanza Post-marketing e dell’Area Autorizzazioni Medicinali.

Ispezioni congiunte con Ufficio Ispezioni e Autorizzazioni GMP medicinali

Trattasi di ispezioni per officine nazionali che producono sia sostanze attive che medicinali o effettuano produzione primaria e secondaria di gas medicinali.
Le ispezioni nazionali sopra indicate possono anche essere effettuate senza preavviso. 

Le ispezioni EMA sono le ispezioni che vengono richieste dal CHMP per verificare la conformità alle GMP di officine di produzione extra-EU di sostanze attive contenute in medicinali autorizzati secondo procedura centralizzata.

Le ispezioni internazionali nell’ambito della collaborazione con l'EDQM, con il PIC/S o con l’OMS sono le ispezioni che vengono effettuate in collaborazione con l’organizzazione che richiede l’ispezione.

Ispezioni extra-UE programmate dall’AIFA sono le ispezioni che vengono effettuate dall’AIFA se sussiste un rilevante interesse per la sostanza attiva importata ai fini della produzione di medicinali la cui commercializzazione in territorio nazionale sia stata autorizzata dall’AIFA. Tali ispezioni sono pertanto principalmente richieste in fase di assessment, ma possono essere programmate se, nell’ambito di programmi internazionali di scambi di informazione (come l’”API International Program”), si viene a conoscenza di possibili non conformità del sito in questione oppure se il sito extra-UE produce sostanze attive utilizzate in medicinali commercializzati su territorio italiano. Tali ispezioni possono essere effettuate anche su richiesta dal produttore extra-UE ai fini del rilascio del certificato GMP. Infine, tali ispezioni possono essere effettuate per mancanza di “Written confirmation”.

Le deviazioni alle GMP sono definite, secondo il documento “Compilation of Community procedures in inspections and exchange of information”, in particolare al capitolo “GMP Inspection Report – Community format” EMA/INS/GMP/313539/2006 Rev. 17 del 3 ottobre 2014 e eventuali successivi aggiornamenti”, come di seguito indicato:

Deviazioni critiche:

deviazioni che hanno comportato, ovvero che comportano, un serio  rischio di fabbricare un medicinale che sia pericoloso per i soggetti umani.

Deviazioni maggiori:

ovvero deviazioni non critiche:

• che hanno causato o che possono causare, la fabbricazione di un medicinale che non sia conforme alla relativa Autorizzazione all’Immissione in Commercio;
• che evidenziano una deviazione significativa dalle GMP;
• che evidenziano una deviazione significativa dalle condizioni di autorizzazione alla produzione;
• che evidenziano una carenza nell’applicazione di soddisfacenti procedure per il rilascio dei lotti o la loro assenza, o il mancato rispetto degli obblighi di legge da parte della persona qualificata;
• una combinazione di diverse “altre deviazioni”, nessuna delle quali da sola possa essere considerata come una deviazione maggiore, ma che possono nel loro insieme costituire una deviazione maggiore e devono, pertanto, essere descritte e valutate come tale.

Si sottolinea che molteplici deviazioni “maggiori” in uno specifico settore possono raggiungere globalmente il livello di deviazione “critica” e richiedere pertanto il relativo intervento.

Altre deviazioni:

con il termine “altra” deviazione si fa riferimento ad una deviazione che non può essere classificata né come critica né come maggiore, ma che evidenzia, comunque, una non corretta applicazione delle GMP.

(Una deviazione può essere classificata come “altra” o perché giudicata deviazione di minore entità o perché non sono disponibili informazioni sufficienti per classificarla come maggiore o come critica).

L'AIFA, nel caso di ispezioni di revisione generale, estensione, follow up ispettivo, attivazione, al fine di consentire agli ispettori un esame preliminare e complessivo della documentazione relativa all’officina di produzione/importazione, richiede alla Società interessata la seguente documentazione:

1. relazione tecnica aggiornata sull’Officina, ai sensi del D.M. 18/03/1996  e del Volume 4 – Parte III di Eudralex: “Explanatory Notes on the preparation of a Site Master File”, comprensiva di:

- organigramma (figure chiave);

- planimetrie con l’indicazione del lay-out (flussi di personale e materiali)

- planimetrie con classificazione degli ambienti, (nel caso di produzioni in aree controllate);

- elenco attrezzature di produzione ed apparecchiature di controllo;

- planimetrie con l’indicazione del layout (flussi del personale e dei materiali)

- P&ID delle utilities

1. elenco delle materie prime farmacologicamente attive fabbricate/importate nell’officina, con l’indicazione degli estremi di autorizzazione/registrazione, della “tipologia di produzione”, di eventuali polimorfismi e di eventuali requisiti speciali;
2. validation master plan ed elenco aggiornato delle qualifiche e convalide;
3. elenco delle Procedure Operative Standard in uso presso l’officina;
4. Elenco dei reclami ricevuti dall’ultima ispezione di revisione generale con schema riassuntivo delle tipologie e dell’esito;
5. descrizione dei sistemi informatici con impatto GMP utilizzati in officina e relativo piano di convalida.

In accordo a quanto previsto dal Decreto Legislativo 19 febbraio 2014, n. 17, l’Ufficio Ispezioni e Autorizzazioni GMP materie prime effettua una mappatura del rischio nell’ambito della pianificazione delle ispezioni di revisione generale periodica. Scopo della mappatura è quello di stabilire, tramite opportuna valutazione dei rischi, una frequenza di ispezione sulla base della quale definire la validità del certificato GMP; tale validità avrà, infatti, una durata coerente con la frequenza di re-ispezione assegnata.

Resta ferma la facoltà di AIFA di rivalutare il profilo di rischio a seguito di ispezioni successive alla revisione generale periodica, con conseguente aggiornamento del certificato GMP, la cui durata potrebbe quindi essere modificata sulla base di eventuali variazioni del profilo di rischio.